Referat fra Bestyrelsesmøde nr. 4 – 25. juni 2025

Bestyrelsesmøde (nr. 4) – Havnsø Havnebad – 25. juni 2025 klokken 17.30 på Væksthuset

Til stede:

Søren Møberg-Poulsen (Formand)

Per Tejlgaard 

Nini Zeij (Næstformand)

Hans Jensen (suppleant)

Dorte Crone Jensen (udvalgsmedlem)

Bo Brønnum

Afbud:
Lars Gjevnøe Nielsen 
Kasper Fiirgaard (suppleant)

Benjamin Rud Elberth (sekretær)

Referent: Benjamin Rud Elberth

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde nummer 3 (Vedhæftet inkl. kommissorium for byggeudvalg)
2. Budgetopfølgning
3. Orientering Væksthus Havnsø
4. Event – Gus
5. Aktuelt
6. Drift Havblik
7. Gennemgå Årshjul
8. Faciliteter
9. Indkomne forslag og spørgsmål fra medlemmer
10. Evt. – Event – Øvrige

Punkt 1 – Godkendelse af referat 3
Per bemærkede at Havnsø fritidsfiskeriforening også skal med i referat 3 under grupper, der skal høres. Det er besluttet og tilføjet referat nummer 3.

Punkt 2 – Budgetopfølgning
Bestyrelsen gennemgik budget og status pr. 25/6. Der er en række opmærksomhedspunkter ift. at der har været byggeri på havnen i lang tid, og der er indført stop for salg af dagsbilletter. Vi kan allerede se nu, at vi ikke kommer til at kunne lave den mængde gus, som vi har budgetteret med, at vi ikke kan leje saunaen ud, og at vi ikke kan lave den mængde arrangementer vi havde regnet med.

Punkt 3 – Orientering Væksthus Havnsø
Vi har haft mange udlejninger – næsten hver weekend. Der er tre faste udlejninger på kontor. Udviklingsgruppen skal samles og finde endnu flere veje til at udnytte potentialet i at leje mere ud.

Punkt 4 – Event Gus
Vi har fastsat dato til åben gus den 31. august, hvor vi fejrer, at molen er færdig og sæsonen kan skydes i gang. Bo og Nini er også i gang med at planlægge en gusmesterweekend. Vi vil gerne anerkende gusmestrene, der ikke har brugt midler på gusmesterweekend i flere år. Nini og Bo laver en indstilling på, hvad de ønsker sig af budget til gusmesterweekend, og hvad der skal være egenbetaling.

Der kom ti til vores Sct. Hans-arrangement på grund af vejret. Vi diskuterede, at vi skal huske at spørge vores medlemmer om hjælp, så vi kan løfte flere opgaver. Vi oplevede desuden, at havnebadets ponton var blevet hentet og taget i brug, uden bestyrelsens viden, selvom vi havde meldt ud, at vi ikke ville stå for et bål. 

Punkt 5 – Henvendelser fra medlemmer
Bestyrelsen diskuterede en række medlemshenvendelser og diskuterede strategien for, hvad vi skal svare på, så vi kan løse de opgaver, medlemmerne forventer. 

Punkt 6 – Drift Havblik
Intet nyt på grund af lukning af Vestmolen. Men ved åbning holder vi rengøringssession, så snart vi har en dato. Vi giver også bænkene olie, inden vi åbner. Vi aftalte at sætte i gang i at lave nye bænke, så vi er klar til at skifte dem ud i december. 

Punkt 7 – Gennemgå årshjul
Ingen bemærkninger.

Punkt 8 – Faciliteter
Intet nyt fra byggegruppen endnu, der skal finde tidspunkt til første møde.

Punkt 9 – Indkomne forslag og spørgsmål fra medlemmer
Vi har fået en lang mail med spørgsmål fra et medlem, der kommer til at kræve meget tid at besvare og finde svarene på. Spørgsmålene er nogle, der går igen hos flere medlemmer, der har spørgsmål om ejerstrukturer, regnskabspraksis mv. Søren og Benjamin er i gang med at udarbejde svar, og vi har bedt revisor finde svar på de spørgsmål, der kræver hans svar. Vi aftalte, at hele bestyrelsen skal gennemgå svarene, fordi der er mange spørgsmål, som alle skal kende svarene på, og at vi skal få opprioriteret at få leveret nogle gode, rigtige svar. Vi behandler det på et ekstraordinært bestyrelsesmøde i startjuli.

Vi aftalte, at alle indkomne forslag og spørgsmål fra medlemmer behandles i udvalgene, og så skal udvalg vurdere, om det skal på bestyrelsesmødeniveau fremover. Fremover skal alle indkomne forslag og spørgsmål også sendes til orientering til alle bestyrelsesmedlemmer.

Punkt 10 – Evt. – Event – Øvrige
Ingen bemærkninger.