Referat fra Bestyrelsesmøde nr. 2 – 28. maj 2025

Bestyrelsesmøde (nr. 2) – Havnsø Havnebad – 28. maj 2025 klokken 17.30 på Væksthuset

Til stede:
Søren Møberg-Poulsen (Formand)
Per Tejlgaard 
Nini Zeij (Næstformand)
Hans Jensen (suppleant)
Dorte Crone Jensen (suppleant)

Afbud:
Benjamin Rud Elberth (sekretær) 
Lars Gjevnøe Nielsen 
Lars Carlson 
Kasper Fiirgaard (suppleant)
Bo Brønnum

Referent: Benjamin Rud Elberth

Dagsorden
1. Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde 1
2. Aktuelle sager
3. Skal leje af Sauna tilbage på en time og ikke 1,5 som nu?
4. Forretningsorden diskuteres og gennemskrives
5. Årshjul
6. Afstemning af udvalg – vi lægger navne helt fast
7. Byggeri fremadrettet – vores indledende tanker
8. Evt.

Punkt 1 – Godkendelse af referat bestyrelsesmøde nummer 1
Referat er godkendt.

Punkt 2 – Aktuelle sager
Lars Carlson har pr. mail tilkendegivet, at han ønsker at trække sig fra bestyrelsen med en melding om, at han ser, at der er fint styr på bestyrelsen. Lars har ellers været indstillet som kasserer i bestyrelsen. Ifølge vedtægterne er det besværligt, når Lars har fået en valgt post som kasserer. Søren rækker ud til Lars for at få en dialog med ham. 

Havnefoged har kontaktet Søren og informeret om, at eneste mulighed for at bygge ekstra er at bygge fra bruseren og ud efter. Det er problematisk for os, fordi bølgerne vil slå op på evt. nyt byggeri. Havnefoged ønsker ikke at der bliver bygget andre steder, fordi han er nervøs for, at det bliver en lukket fest, der hæmmer alles lyst til at bruge ny terrassering. Søren har ellers været forudseende og bedt om, at når der alligevel var byggeri, at vi så fik lavet et trækrør til strøm, så asfalt ikke skal brydes op igen, men indledende dialog har givet flere forskellige meldinger fra havnefoged. 

Vi er blevet kontaktet af Warner Bros, der laver en serie, der hedder ”Sæt pris på Danmark”. De vil gerne til Kalundborg, og skal man finde noget attraktivt i Kalundborg, så er det os. Vi har sagt ja til at de optager den 19. juni. Det er en populær udsendelse. Henrik laver saunagus for dem. Vi skal have lavet en plan for det kommunikations- og PR-mæssigt. Vi ser på muligheder på næste møde.

Punkt 3 – Skal leje af sauna tilbage på en time og ikke 1,5 som nu?
Nini fremlagde argumenter for, at leje af sauna skal tilbage på en time. Bestyrelsen vedtager en time og til en pris for 500 for medlemmer og det tredobbelte – 1500 kr. for ikke-medlemmer. Vi vedtager samtidig, at der ikke må være mere end 12 til en lejet gus.

Punkt 4 – Forretningsorden
Det er vedtaget på bestyrelsesmøde, at vi fremover som afslutning på bestyrelsesmøde læser referat op og godkender det som afslutning på mødet.

Forretningsorden er godkendt og vedtaget uden bemærkninger. Forretningsorden skal forstås som en tilkendegivelse, hvor bestyrelsen er enige om, at vi skal arbejde sådan. 

Punkt 5 – Årshjul
Søren gennemgik overordnet årshjulet med følgende store punkter:

Vi tilstræber at holde et årligt strategimøde i januar. Næste gang i januar 2026.
Vi afholder møde om regnskab mv. i februar og planlægning af påskeaktiviteter, forberedelse af generalforsamling, gennemgang af sidste års regnskab ud fra første udkast for regnskabet.
I marts laver vi bestyrelsens beretning og underskriver regnskab.
I april har vi planlægning af Sct. Hans og vedligeholdelsesdag af Havblik, og generalforsamling
I maj har vi planlægning af sommeraktiviteter plus velkomst og organisering af bestyrelse, gennemgang af vedtægter mv.
I juni gennemgang af årshjul. Det gør vi igen på bestyrelsesmøde 3 i juni 2025, hvor dette er en overordnet gennemgang af Søren på majmødet.

Intet møde i juli.

I august planlægning af vedligeholdelsesdag for vintersæson og klargøring, planlægning af foreningens fødselsdag, halloween mv.
I oktober finder vi bestyrelsesmødedato, julegaver til frivillige, planlæg nytårskur
I november budget for næste år
I december planlæg vinterferieaktiviteter for børn.

Årshjul gennemgås som særskilt punkt på bestyrelsesmøde nr. 4 den 25. juni 2025.

Søren bragte særskilt punkt op om Sct. Hans – den 23. juni. Der mangler nogen, der vil planlægge Sct. Hans. Søren fortsætter forberedelser og det kommer på næste møde.

Punkt 6 – Udvalg
Vi fortsatte arbejdet med de udvalg, der ligger under forretningsorden, hvor vi besatte udvalg med kompetencer fra bestyrelsen.

Vi har hermed nedsat følgende udvalg:

Drift

Kommunikation – Benjamin

Havblik Praktisk – Bo / Lars / Kasper

Væksthus – vedligehold og udvikling – Søren og Per

Havblik Rengøring – vi skal lægge det ud til frivillige

Web/medlemskontakt – Benjamin og Søren

Events

Gus – Nini
Øvrige events – Dorte og Nini

Administration

Daglig drift – Søren

Fond – Søren og Benjamin

Punkt 7 – Byggeri – Nedsættelse af byggeudvalg

Havnefoged har kontaktet Søren, om at vi må bygge. Vi skal have sat gang i en byggeprojektgruppe. Vi skal gøre os nogle tanker om, hvordan vi bygger bedst. Vi har lavet en formular på hjemmesiden, som vi gerne vil sende ud til alle medlemmer for at høre deres tanker, og det bliver den ramme som byggevalg agerer inden for. Søren sender ud til alle medlemmer.

Punktet affødte en større diskussion, om vi som forening bør lytte til interesser uden for foreningen – f.eks. sejlerne. Per efterspurgte, at vi skal varetage alles interesser i processerne, så vi sikrer, at f.eks. folk, der er generet af larm fra saunaen bliver hørt. Vi behandler punktet på et ekstra bestyrelsesmøde torsdag den 12. juni – og inden da gør vi os tanker om, hvilke interessentgrupper, vi skal være opmærksomme på. 

Punkt 8 – Evt.

Næste bestyrelsesmøde afholdes torsdag den 12. juni klokken 17.30 og igen onsdag den 25. juni klokken 17.30. Der er allerede indkommet forslag fra medlemmer, der skal behandles som selvstændige punkter. 

Per foreslog at lave noget i det skur, hvor ankeret er.