Referat – Bestyrelsesmøde nr. 8 – 27. oktober

Til stede:

Søren Møberg-Poulsen (Formand)
Nini Zeij (Næstformand)
Nanna Nielsen (Kasserer)
Per Tejlgaard 
Lars Gjevnøe Nielsen 
Bo Brønnum
Kasper Fiirgaard (suppleant)
Dorte Crone Jensen (suppleant)
Benjamin Rud Elberth (sekretær)

Referent: Benjamin Rud Elberth

Afbud: Ingen

1. Velkommen til Nanna som Kasserer og velkommen til Dorte som suppleant – plan for at indsætte kasserer i opgaverne og behov for at afstemme regnskabspraksis
2. Budgetopfølgning
3. Status på ansøgning om ny sauna
4. Gennemgang af møde med Christian Sabber og videre plan, og generelt om kommunikation med havnen
5. Havblik drift og udvikling faciliteter, herunder legeplads og maling og rist
6. Væksthus Havnsø – Status på arrangementer, herunder valgdebat 5/11 og fællesspisning 7/11
7. Events – Foreningens fødselsdag og Halloween
8. Venteliste
9. Gus – events og evt. beslutning om udgifter til forplejning
10. Ny leverandør til at overtage hjemmesidekoder
11. Kommunikation generelt – Behov for finjustering af Facebookstrategi og website
12. Evt. – herunder Indkomne forslag og spørgsmål fra medlemmer, klage over rengøring, nye sten, status på ødelagt lås

Punkt 1 – Velkommen til Nanna som Kasserer og velkommen til Dorte som suppleant – plan for at indsætte kasserer i opgaverne og behov for at afstemme regnskabspraksis
Vi bød velkommen og tog en navnerunde. Nanna og Søren har en aftale om den praktiske del, overdragelse af koder mv. Der skal laves en ny kontoplan og principper for det fra 1/1-2026. Vi behandler det løbende.

Punkt 2 – Budgetopfølgning
Budgetopfølgning rundsendes til alle bestyrelsesmedlemmer den 28/10.  

Punkt 3 – Status på ansøgning om ny sauna
Kalundborg Kommune har forberedt os på, at der mangler flere afklaringer fra kommunen, før de kan svare os på ansøgning om ny sauna. Vi kan forvente at projektet bliver udsat yderligere.

Punkt 4: Gennemgang af møde med Christian Sabber og videre plan, og generelt om kommunikation med havnen
Bo, Kasper og Søren har haft møde med Plan-, Byg- og miljøchef i Kalundborg Kommune, Christian Sabber og havnefoged 25/9 for at tale om samarbejde og placering af sauna og formalia for ansøgning. Efterfølgende har projektgruppen indsendt ansøgning med udgangspunkt i de sparsomme oplysninger, vi kunne få – for at overholde frist den 1. oktober. Det er et opmærksomhedspunkt for os, at vi for at kunne vinde opgaven ud ift. anden budgiver, at vi ikke er glade for de begrænsninger, vi er blevet pålagt. Vi ville have leveret et andet bud, hvis det kunne lade sig gøre at få klarhed over, hvem der skal afgøre tilbud og hvilke formalia vi har.

Punkt 5 – Havblik drift og udvikling faciliteter, herunder legeplads og maling og rist
Vi har indkaldt to gange til reparation af legeplads, men ingen er dukket op. Vi prøver igen i foråret. Lås i sauna udskiftes. Lars har indkøbt rist til sauna og lægger den på. Maling af huset udsat pga. vejrlig. Vi informerede ny kasserer Nanna om beslutning fra sidste bestyrelsesmøde: Imellem bestyrelsesmøder har udvalg ret til at bruge op til 5000 kroner uden at søge om tilladelse på Bestyrelsesmøde først, så længe vi ikke har en kasserer, der har vedtaget en anden praksis. Når kasserer kommer til, lægger han/hun driftsbudget for udvalg.

Der er kommet nye bænke hjem, og de er skåret til og olieret. Nini og Lars aftaler tidspunkt, så vi kan varsle medlemmer om, hvornår vi skifter bænkene ud. 

Vi behandlede spørgsmål om at etablere unidræn fra et medlem og vurderede det som et større projekt, som lige nu risikerer at give medlemmerne endnu mere lukketid, og det kan vi ikke tåle lige nu ovenpå havneprojektet, hvor der har været for meget uklarhed om medlemmerne måtte bruge sauna eller ej. 

Punkt 6 – Væksthus Havnsø – Status på arrangementer, herunder valgdebat 5/11 og fællesspisning 7/11

Benjamin er ansvarlig for valgaften 5. november. Søren spørger Havnsø Bryghus om de vil sælge øl og vand. Der er fællesspisning første gang fredag den 7. november klokken 18. Søren styrer det.

Punkt 7 – Events – Foreningens fødselsdag og Halloween

Åben gus den 9/11 aflyst, fordi for få gusmestre kan. Vi laver til gengæld godteposer i saunaen. Der er planlagt gus både for børn og voksne til Halloween.

Punkt 8 – Venteliste 

Vi diskuterede retningslinjer for ventelisten. Vi kan konstatere, at vi ikke har mistet medlemmer i et stykke tid, hvorfor vi ikke kan tage ny ind. Vi aftalte at lave en åben officiel liste med samtykke om, at man accepterer at stå på en offentlig liste på websitet. Vi fremsætter forslag til ny behandling på den ordinære generalforsamling i 2026.

Punkt 9 – Gus – events og evt. beslutning om udgifter til forplejning
Nini – Vi har en fyldt kalender med gus. Vi har fastsat gusmestermøde i februar, hvor vi tager beslutning om forplejning op. Nini fortæller om succesfuldt gusmestertræf i weekenden med masser af læring. Medlem efterlyste bedre beskrivelser af gusmestre og deres gus – det tager vi til os og laver. 

Punkt 10 – Ny leverandør til at overtage hjemmesidekoder
Søren og Benjamin laver udbudsmateriale, så vi kan overdrage til ekstern leverandør. 

Punkt 11 – Komstrategi
Vi aftalte justering af Facebook, så vi bruger Facebook-siden til alle arrangementer i hele foreningen – Benjamin styrer det.

Punkt 12 – Evt. – herunder Indkomne forslag og spørgsmål fra medlemmer, klage over rengøring, nye sten, status på ødelagt lås

Vi har frivillig rengøring lige nu. Søren gør rent. To frivillige gør rent, og gusmestre gør rent. Der er kommet en klage over rengøring. Bo indhenter tilbud på rengøring, så vi vurderer om det skal være betalt i stedet. Søren har været i kontakt med to firmaer, der ikke har været interesseret. Søren tjekker op på, om de frivillige har det de skal bruge for at gøre rent. 

Sten er revnet i sauna. Bo tager en beslutning om sten med Jesper og sørger for nye sten.

Per efterlyser på agendaen, at vi tager en diskussion om budget, arrangementer i 2026, leje af Væksthus mv. Søren opfordrer til, at vi tager et ordentligt strategimøde. Kasper efterspørger synlighed omkring, hvem der lejer hvad og hvad indtægtskilder vi har i Væksthuset. Vi behandler det på næste møde.

Næste møde i Bestyrelsen: Onsdag den 26/11 klokken 17.30 i Væksthuset.