Medlemslogin
Min side

Bestyrelsesmøde nummer 10 – 4/12 – 2025

Bestyrelsesmøde nummer 10 – den 4. december klokken 19.00 i Væksthuset

Til stede:

Nini Zeij (Næstformand)
Nanna Nielsen (Kasserer)

Per Tejlgaard 

Lars Gjevnøe Nielsen 
Bo Brønnum

Kasper Fiirgaard (suppleant)

Dorte Crone Jensen (suppleant)
Benjamin Rud Elberth (sekretær)


Referent: Benjamin Rud Elberth

Afbud: Ingen

Dagsorden 

  1. Status på formand – og at få valgt ny formand
  2. Økonomi – Vi skal have styr på budgetopfølgning, regnskabspraksis, bogføring, bankforbindelser, ny praksis med at to underskriver bilag (Per og Nanna)
  3. Egenkapital – Hvad har vi af midler – Både i cvr Væksthus og cvr Havnebad.
  4. Kontakt til revisor og evt. valg af ny revisor
  5. Ekstra gennemgang af tidligere regnskab for tidligere år og gennemgang af bilag
  6. Gennemgang af, hvilke fonde vi har søgt og hvad vi skylder/de skylder os
  7. Udmelding til medlemmer og vores omverden om formandsskifte og vejen fremad
  8. Kommunikation med kommunen og med havnen
  9. Hjemmeside og dørkontrol – Vi skal have kontrollen over det.
  10. Venteliste – Status på medlemmer der ikke er blevet svaret
  11. Generel tilgang til alle de mailflows, som er røget til formand, hvor medlemmer ikke bliver svaret og er negative. 
  12. Forbedret samarbejde med gusmestre – Opmærksomhedspunkt
  13. Oprydning af Væksthus og opsigelse af kontrakter og forpligtelser – Proces for at afvikle
  14. Opsamling på alt, hvad der hænger efter formand – Bookede bryllupper, en skole, der lejer saunaen uden at blive faktureret
  15. Rengøring – Vi beder om inden for de næste par dage, at vi får en ugentlig rengøring – Og vi træffer afgørelse om fast aftale

Punkt 1 – Status på formand
Formand har trukket efter at en enig bestyrelse på forrige bestyrelsesmøde havde erklæret mistillid til formanden. Nini takker nej til hvervet som formand. Vi konstituerer midlertidigt Lars, og vi indkalder til ekstraordinær generalforsamling med tre ugers varsel – Vi indkalder lørdag den 10. januar – klokken 14. Benjamin indkalder og med flere punkter end formandsvalg, se længere nede. Kasper rykker ind som fuldgyldigt bestyrelsesmedlem. 

Punkt 2 – Økonomi – Vi skal have styr på budgetopfølgning, regnskabspraksis, bogføring, bankforbindelser, ny praksis med at to underskriver bilag (Per og Nanna)
Vi har fået banken op at køre. Vi har styr på beholdning – Vi kan se alle transaktioner. Budget som tidligere formand har lagt frem pr. 28/10 – Per fortæller, at det er et forkert budget. Per har været igennem budgetterne og lavet nyt. Vi skal se på budget for 2026 – vi bør holde et strategimøde for, hvad vi vil med Havnsø Havnebad og får lavet udvalg forfra. Det kommer på dagsorden på næste bestyrelsesmøde.

Punkt 3 – Egenkapital – Hvad har vi af midler – Både i cvr Væksthus og cvr Havnebad.
Vi har en kassebeholdning på 156.000 – Benjamin graver i fonde og allerede bevilgede midler i foreningens postkasser.

Punkt 4 – Kontakt til revisor og evt. valg af ny revisor
Per informerer Carsten Nielsen. Vi beholder indtil videre revisor.

Punkt 5 – Ekstra gennemgang af tidligere regnskab for tidligere år og gennemgang af bilag
Nanna og Per er i gang med at undersøge, hvilke bilag vi mangler. Benjamin graver i mailboks. Nanna og Per prøver Billy og laver huskere på bilag, de mangler, så Benjamin kan lede.

Punkt 6 – Gennemgang af, hvilke fonde vi har søgt og hvad vi skylder/de skylder os
Benjamin graver i mailboks.

Punkt 7 – Udmelding til medlemmer og vores omverden om formandsskifte
Vi laver en artikel på hjemmesiden – og indkaldelse til generalforsamling. Vi skriver det selv i Facebook-gruppen. Lejere skal have besked, men vi ved ikke hvem de er, så det skal vi have undersøgt først. Gusmestre får besked i gruppen, når vi har sendt mail til medlemmer.

Punkt 8 – Kommunikation med kommunen og med havnen
Benjamin skriver til Havnefoged og Regitze og Christian Sabber. Vi håber på møde med dem for at rense luften.

Punkt 9 – Hjemmeside
Benjamin arbejder med ekstern leverandør på ny hjemmeside, der rydder op i alle tidligere koder, der er sandet til. Vi skal regne med en udgift på cirka 30.000 til at få styr på alt og fremover skal ekstern leverandør yde support.

Punkt 10 – Venteliste
Benjamin lukker listen og afvikler. Vi indstiller til ekstraordinær generalforsamling, at medlemsstop ophører eller, at vi som minimum lukker folk fra ventelisten ind.

Punkt 11 – Generel tilgang til alle de mailflows, som ryger til tidligere formand, hvor medlemmer ikke bliver svaret og er negative. Vi har fået styr på alle dem, der ikke er blevet svaret. Benjamin fortsætter med at svare alle og bedre og hurtigere. Vi skal lave en liste over, hvad kriterier er for at leje – Dorte, Lars og Kasper laver listen og svarer de brugere, der gerne vil vide noget om leje. Benjamin har styr på andre. Benjamin sender liste over nuværende bookings plus bookingmail til alle. Vi lukker telefonen og kommunikerer ud, hvorfor vi lukker den. Der er indtalt besked på telefonsvarer om, at alle skal sende en mail.

Punkt 12 – Forbedret samarbejde med gusmestre – Opmærksomhedspunkt. Nini inviterer alle gusmestre til bestyrelsesmøde i januar (sidste onsdag i måneden klokken 17.30). 

Punkt 13 – Oprydning af Væksthus og opsigelse af kontrakter og forpligtelser – Proces for at afvikle
Vi ønsker at afvikle alt, men vi skal have lov af medlemmer først. Vi fremsætter punktet på ekstraordinær generalforsamling. Benjamin sender kontrakt til alle over aftale med Væksthuset. Vi skal finde ud af, om vi også har andre engagementer der skal opsiges. Benjamin graver i mailboks. Kasper og Lars tager ansvar for at gennemgå alt inventar i Væksthus, så vi ved, hvad der er.

Punkt 14 – Opsamling på alt, hvad der hænger efter tidligere formand – Bookede bryllupper, en skole, der lejer saunaen uden at blive faktureret. Nini har styr på alle bookinger i saunaen. Benjamin sletter alle folk, der går ind uden for åbningstid, som vi ikke ved hvem er.

Punkt 15 – Rengøring
SOS kommer første gang tirsdag. Nini koordinerer og sørger for to gange om ugen. Vi stiller det op som punkt på Ekstraordinær generalforsamling, om folk vil betale for rengøring. 

Punkt 16 – Evt. 
Næste møde i Bestyrelsen: Onsdag den 17/12 klokken 18. Benjamin indkalder på Teams.